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【工学院大学 学生支援課】
- 工学院大学 学生支援課
※ヨット部と学生支援課との関係
ヨット部が活動をする上で、大学公認団体の
証明書の発行、大学後援会援助金の申請等、
各種の申請、活動について相談する窓口。
＜窓口業務取扱時間＞
新宿キャンパス：
高層棟12階
9：00～18：00
八王子キャンパス：
1号館（総合教育棟）1階
9：00～18：00
・土曜日の終了時間は、17:00
授業日以外は、閉室や時間短縮の場合あり
★学生支援課からの連絡：
連絡手段：メール
連絡先 ：ヨット部 部長（主将）
申請および各種書類提出事項（必須）：
１月：大学ＨＰ部活紹介用データ 提出
・次年度向けの情報更新のため
・提出方法：メール
・ファイル名：
【団体名】ホームーページ更新
３月：顧問費
顧問（鈴木先生）から指示があり次第。
報告は鈴木先生まで行う。
３月：松風舎セミナーハウス予約
・４月の新入生歓迎会で使用する場合
・申請先：八王子 学生支援課
４月：大学公認団体証明書 申請
・八王子、新宿のどちらでも申請可
・取得後は江の島ヨットハーバーへ提出
・艇置契約料の減額に必須
５月：部員名簿 提出
・学生支援課からメールで提出の案内
・書類名：
学生団体・クラブ等登録(新規・変更)
・提出先：キューポート
Pボックス(提出ボックス) ※１
・変更があった場合は随時変更要
６月：大学後援会援助金(一般・特別申請) 申請
大学後援会援助金は、大学後援会(ご父母の会）
よりクラブ活動に対する援助を目的とした寄付
であるため、大切に使用する必要があります。
・一般申請：毎年申請可
・特別申請：隔年申請(2018年度申請実施)
・書類名：
〇年度_大学後援会援助金交付申請書_2-1
→毎年度必要な予算(合宿費等)を申請
〇年度_大学後援会援助金交付申請書_2-2
→監督、コーチの情報を記載。
監督、コーチの保険加入も兼ねる。
・書類の場所：キューポート
Pボックス(提出ボックス) ※２
・提出先：新宿 学生支援課
・７月 顧問会議を経て交付額が決定
１２月：大学後援会援助金(一般・特別申請) 精算
・大学後援会援助金について精算
・書類はキューポート内 ※１
・書類名：
〇年後援会援助金精算書用紙
→顧問、提出者のサイン、捺印要
領収証貼付用紙
→領収書を添付
・提出先：新宿 学生支援課
随時：合宿・学外活動届 ※１
随時：学内飲酒届 ※１
・※学内で飲酒(OBとの懇親会等）
※１
資料はキューポート内：
Ｐボックス（提出ボックス）
→510 大学学生フォルダ
→020 学生団体提出物フォルダ
(名簿/合宿届/飲酒届/後援会援助金）
※２
資料はキューポート内：
Ｐボックス（提出ボックス）
→510 大学学生フォルダ
→020 学生団体提出物フォルダ
(名簿/合宿届/飲酒届/後援会援助金）
→○後援会援助金 申請フォーマット/
【団体名】ホームーページ更新.xlsx 2019年の事例
↓
大学ＨＰ：学生支援課からの指示内容 2019年の事例
↓
学生団体(委員会・文化会・体育会・学生プロジェクト)所属学生の皆様
◆各学生団体代表者・広報担当の学生が取りまとめ、必ず返信してください
◆メールの送信先が前担当者になっている場合は、新担当者に必ず転送してください
本学の課外活動を学内外にPRするために、課外活動紹介WEB・冊子を制作・配布していますが、4月に向けてリニューアルいたします。
各団体の皆様にはお手数をお掛けしますが、下記要領に沿って原稿の作成および写真提供をお願い致します。
※対象は全学生団体です、提出〆切を必ず守ってください！
【提出して頂くもの】
①文章(WEB：ホームページ)
工学院大学HP内にある「課外活動一覧」から所属団体の原稿をご確認いただき、修正箇所について修正をした上で「添付ファイル」を記入例を見ながら完成させてください。
https://www.kogakuin.ac.jp/student/activities/index.html
ここに記載した内容が、HPに掲載されます。
顧問名・新学生代表者名の誤字など気をつけてください。
どんな活動なのか、どんな雰囲気なのか、わかりやすい文章で作成してください。
※提出していただくテンプレート（Excel）のタイトルは必ず【団体名】を記載してください。
②文章(Activity Guide)
下記リンクより所属団体の原稿をご確認いただき、“修正の有無”をご連絡ください。
https://www.kogakuin.ac.jp/student/activities/fbb28u000000bn89-att/activity_guide_2019.pdf
※上記URLに繋がらない場合は、
https://www.kogakuin.ac.jp/student/activities/index.html
の「Activity Guede」をクリックの上、確認をしてください。
修正“有”の場合は、差し替え原稿をメールでお送りください。
どんな活動なのか、どんな雰囲気なのか、わかりやすい文章で作成してください。
③写真
活動風景写真を5枚程度提出してください。
ユニフォームがある団体は、着用している写真が含まれていると望ましいです。
また、集合写真も必要ですが、活発に活動している様子が分かる写真をできるだけ選んで下さい。
写真から団体の雰囲気がイメージできる写真が望ましいです。
※提出していただく写真のタイトルは、必ず【団体名】を記載してください。
ex、自治会01、自治会02、自治会03、自治会04、自治会05
【提出〆切日】
1月24日(金)17時 まで ！要厳守！
※編集作業の都合上、期限に関わらず可能な限り早めの提出をお願いします。
【提出先】
担当者：学生支援課 〇〇
メール： ・・・・
★補 足：
返信する際の件名（タイトル）は、必ず
【所属団体名：課外活動紹介WEB・冊子の制作の件】
と記載してください。
大学公認団体証明書 2019年の事例
↓
学生団体_クラブ等_登録_新規_変更_フォーム.xlsx 2019年の事例
↓
名簿：学生支援課からの指示内容 2019年の事例
↓
2019年 4月 17日
学生団体・クラブ等
学生代表者 各位
学生支援課（八王子）
【重要】学生団体 ・クラブ等の 年度更新手続きについて
現在貸与中の八王子校舎学生団体利用施設 及び 登録名簿は 有効期限が満了となりますので、期日までに下記の通り年度更新 手続きを行って下さい。
記
１．提出物 学生団体・クラブ等 登録(新規・変更)フォーム
２．提出方法
①
キューポートの「P ボックス（提出ボックス）」から、 登録フォーム Excel形式 をダウンロードしてください。
※ダウンロード方法は別紙
「 登録フォーム提出方法 」 参照
②
必要事項を全て入力してください。
③
キューポートの「P ボックス（提出ボックス）」に提出してください。
３．提出期限
２０１９年 ５月 １４日 火 １３：００まで ※締切厳守
４．備考
①
名簿の追加など登録内容に変更が生じた場合は、上記と同様の方法で再提出してください。
随時受付します。
提出後に担当へご一報ください。
②
期限までに連絡なく提出がない場合、５月１４日以降に学生団体利用施設の鍵を借用できなくなりますので、ご注意下さい。
③
名簿は“活動に参加する学生全員が登録対象 となりますので、鍵 貸出有無や仮入部などの事情に関わらず、必ず全員分届け出てください。
④
顧問が変更になる場合は、「顧問交代届」を学生支援課（新宿・八王子） 宛に提出する必要があります。
以上
2019年度_大学後援会援助金交付申請書_2-1.xls 2019年の事例
↓
2019年度_大学後援会援助金交付申請書_2-2.xls 2019年の事例
↓
大学後援会援助金の交付申請：学生支援課からの指示内容 2019年の事例
↓
日時: 2019年5月14日 16:06:21 JST
件名: 【学生センター・学生支援課】【重要】2019年度クラブ活動に対する大学後援会援助金の交付申請について（提出必須）
————————————————- From KUPORT–
文化会・体育会 各学生団体 学生代表者 各位
※代替わりなどをされている場合はお手数ですが現在のご担当の方にこのメールを転送してください。
（写）文化会・体育会 各学生団体 顧問 各位
学生支援課より、2019年度クラブ活動に対する大学後援会援助金の交付申請について連絡です。
大学後援会（注：ご父母の会）よりクラブ活動に対する援助を目的としたご寄付をいただきました。
交付申請についての詳細は、添付資料をよく読んでください。
また、昨年度担当した先輩に手続き上の注意点や昨年度交付額などを十分に確認の上、交付申請をしてください。
【重要】
交付申請書（2-2）については、顧問・（学外）師範・監督・コーチの「傷害保険および個人賠償責任保険」加入に関する重要な書類となります。
「生年月日」や「性別」も必ずご確認いただき、正確にご記入いただきますよう、お願いいたします。
申請書の提出締切日は2019年6月14日（金）17：00 学生支援課（新宿キャンパス）です。
その後、7月中旬に予定している顧問会議を経て、交付額を決定します。
交付を申請しない場合でも、各種様式の提出は必須です。
■申請書提出先：
工学院大学 新宿キャンパス12階学生センター1番窓口 学生支援課※
■提出締切日：
2019年6月14日（金）17：00まで（期限厳守）
※
八王子キャンパス学生支援課へ提出を希望される場合は、不備のない書類一式を毎週月・水・金の昼12：00に出る八王子－新宿キャンパス学内便に間に合うように提出してください。
例年、最も重要な顧問のサイン・印鑑を出張等の理由で不在のためにもらえないと申し出てくる学生代表者がいます。
こうした点も踏まえて、余裕をもって申請書の作成をしてください。
※
不備のない申請書が「一式」揃わないと受領できません。
※
当該資料はキューポート内の
Ｐボックス（提出ボックス）
→510 大学学生フォルダ
→020 学生団体提出物フォルダ(名簿/合宿届/飲酒届/後援会援助金）
→○後援会援助金 申請フォーマット /
の中にも格納しています。
（ダウンロード後も削除はしないでください。）
よろしくお願い致します。
以上
学生支援課（新宿キャンパス）
副学長（安全推進・学生支援担当）からの指示内容 2019年の事例
↓
2019年7月31日
2019 年度大学後援会援助金交付決定通知書
7月11日に開催された『2019 年度第1 回工学院大学顧問会議』において、標記援助金（注：大学後援会とはご父母の会）の交付額が下記のように決定しましたので、通知します。
援助金を使用した際の精算方法については下記の要領に従ってください。
※精算処理は学生支援課（新宿キャンパス）で行います。
※精算上の不明点は、学生支援課（八王子キャンパスまたは新宿キャンパス）へお問い合わせください。
記
一般申請 交付決定額：
〇〇 円
一般申請 使用目的：
援助金交付申請書で申請した内容に限定します。
特別申請：
交付決定額 0 円
特別申請：
使用目的 援助金交付申請書で申請した内容に限定します。
精算方法：
1．『大学後援会援助金精算書』に領収証、金額、摘要を記入。
2．『大学後援会援助金領収証貼付用紙』に領収証を糊付けする。
3．通帳のコピー ※口座が変わった場合は必ずお知らせください。
※上記1．2．3 を学生支援課（新宿キャンパス）に提出。
領収証の日付：
2019年4月1日以降発行の領収書に限ります。
領収書の宛名：
『工学院大学 ○○部』としてください。
精算期日：
2019 年12 月13 日（金）
※
やむを得ない理由により期日までに精算できない場合は、必ず事前に学生支援課（新宿キャンパス）まで連絡してください。
事前連絡が無く期日を過ぎた場合は受領できません。
会計処理基準：
工学院大学の会計処理基準に従って行います。
学生自治会の基準（ルール）とは異なる点があります。
特に
①証票類の取り扱い
②経費
として認められないものがあるので注意してください。
精算金額の支払い方法：
支払いは、原則として精算書提出後に大学に登録済みの各団体の銀行口座へ振込みます。
どの口座に振り込まれるのか、皆さん自身の確認も兼ねて、提出時は必ず各団体の銀行通帳を持参してください。
口座の名義人は、出来るだけ各団体の部長（主将）または会計担当者としてください。
例 工学院大学 部 部長（主将）or 会計担当 〇〇
2019年後援会援助金_精算書用紙.xls 2019年の事例
↓
↓ 記入例
領収証貼付用紙.doc 2019年の事例
↓
↓ 添付例
副学長（安全推進・学生支援担当）からの指示内容 2019年の事例
↓
2019年7月31日
学生団体 部長・主将・大学後援会援助金申請責任者 殿
（重要） 2019年度 学生団体への諸連絡
学生支援課と学生団体（主に代表者または会計担当者）とのやりとりについて、注意していただきたい点を以下に列記します、ご確認ください。
1、
新旧交替の引き継ぎは必ず事前にしっかりと済ませておいてください。
また、何かあった際にもすぐに確認が取れるよう、直近の先輩の連絡先等を必ず確認しておくように心掛けてください。
2、
学生支援課から学生団体（主に代表者または会計担当者）宛に緊急に連絡をとりたい場合は、今年度の大学後援会援助金の申請書等に記載された携帯電話番号等を使用します。
連絡先を変更した場合は速やかに申し出てください。
3、
学生団体（主に代表者または会計担当者）には、大学から不定期に様々な連絡や依頼をします。
基本的には、
①
各キャンパスの学生支援課に設置している各団体の連絡ボックス ※
②
ＫＵＰＯＲＴの掲示版やメールの個別配信
③
顧問経由
などの方法をとります。
特にポータルサイトでは緊急かつ重要な情報を発信しますので注意してチェックしておくようにしてください。
※
連絡ボックスの確認を疎かにしている学生団体が非常に多く見受けられます。
新宿キャンパス・八王子キャンパスどちらの連絡ボックスも必ず定期的に確認するようにしてください。
4、
大学から学生団体へ依頼するものには、必ず提出締切日が設けられています。
万が一提出日が過ぎる場合は事前に相談してください。
※2 0 1 9年度の大学後援会援助金の精算締切日は、12月13日（金） 17：00☆【厳守】。です
☆原則、新宿キャンパスの学生センター1番窓口・学生支援課へ持参してください。
5、
※大学後援会援助金の精算において経費として認められる主なケースを列記しておきます。
会計処理は、本学の会計基準に従って行います。
●活動上必要な備品等の購入費、大会に登録する際に必要な経費、大会参加に伴う交通費、合宿等宿泊を伴う活動に対して支出される費用。
●大会等で必要とするユニフォームに対して支出される費用。
6、
※後援会援助金の精算において経費として認められないケースの代表例を列記しておきます。
会計処理は、本学の会計基準に従って行います。
●申請書に記載した使途とは全く異なる物品等の購入をした場合
●証拠書類に今年度(2019年度)発行ではない領収書を添付している場合
●量販店などのポイントを使って購入した場合
●クレジット支払いは原則として認めません。
認める場合でも、クレジット会社からの引き落とし明細書原本の添付が必要です。
●ネットでの購入も極力避けること。所定の証拠書類を揃えるのが難しいです。
●本学の規程や常識の範囲で不適切と思われるものへの支出
（例えばレンタカー代やガソリン代は認めない。また、飲食費は原則認めない。）
●証拠書類は支払ったことを証明するもの（領収書）。請求書は該当しない。
●個人的な支払い（資格取得費用、交通費、人件費、謝礼など）に該当するものは支払いの対象とはならない。
※上記内容で不明な点があった際は、早めに相談してください。
以上